Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden en deelnemersreglement Waadhoeke Fietstocht 2023
 
WAADHOEKE FIETSTOCHT
 
Artikel 1: Definities
1.1 In deze algemene voorwaarden en deelnemersreglement wordt verstaan onder:
A: Evenement: het door Stichting Waadhoeke Fietstocht in enig jaar te organiseren fietsevenement: Waadhoeke Fietstocht
b. Deelnemer: de natuurlijke persoon, niet handelend als ondernemer, die zich op een door de Organisator toegelaten wijze heeft ingeschreven voor deelname aan het Evenement.
c. Overeenkomst: de overeenkomst strekkend tot deelname van de Deelnemer aan het Evenement.
d. Organisator: de rechtspersoon (in deze Stichting Waadhoeke Fietstocht) waarmee de Deelnemer een Overeenkomst is aangegaan.
1.2. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elke Overeenkomst.
 
Artikel 2: Deelname
2.1 Inschrijving
Inschrijvingen voor het evenement vindt uitsluitend plaats via www.waadhoekefietstocht.nl/inschrijven. Met het verzenden van het inschrijfformulier geeft deelnemer te kennen dat het formulier naar waarheid is ingevuld en men akkoord gaat met deze algemene voorwaarden.
2.2 Deelnemer krijgt uitsluitend toegang tot het evenement:
- op vertoon van het digitale inschrijfbewijs dan wel een uitgeprinte versie daarvan;
2.3 Deelnemer krijgt alleen toegang tot het evenement binnen het toegewezen tijdsslot. De tijdssloten worden kenbaar gemaakt bij inschrijving, op de website en in de informatiemail die deelnemer voor aanvang per mail ontvangt.
2.4 Met inschrijving heeft de deelnemer recht op, door organisator aangeboden middelen (hierna “Middelen”):
- 1 kopje koffie/thee en een culinaire versnapering bij de startplaats -
- 1 culinaire proeverij bij rustpost - 1 sportdrank bij rustpunt  langste afstand)
- 1 drankje uit aangeboden assortiment op het Sjukelan, Franeker
- 1 deelnameherinnering.
2.4.1 Aan deelnemers onder 18 jaar wordt geen alcohol verstrekt. Het aanwezige personeel vraagt om legitimatie.
2.5 Deelnemer ontvangt bij toegang van het evenement een deelnemersboekje. Dit boekje bevat twee tegoedkaartjes waarmee het recht op Middelen zoals genoemd in artikel 2.4 wordt aangegeven. Bij verbruik van een Middel wordt het betreffende kaartje van het boekje gescheurd waarmee het recht is verbruikt. Extra afname van consumpties zijn voor eigen rekening van de deelnemer.
2.6 Bij vermissing van het deelnemersboekje kunnen Middelen zoals bedoeld in artikel 2.5 niet worden verstrekt en komen de kosten van alle consumpties voor rekening van de deelnemer. Er worden na vermissing geen nieuwe deelnemersboekjes verstrekt.
2.7 Individuele deelnemers dienen op de dag van het evenement minimaal 16 jaar oud te zijn.
2.8 Deelnemers onder 16 jaar kunnen alleen worden ingeschreven door een ouder / begeleider. Deze verplicht zich daarmee tot begeleiding van de betreffende deelnemer op het evenement. Kinderen tot en met de leeftijd van 12 betalen gereduceerd tarief.
2.9 Deelnemer kan deelnemen aan het evenement met:
A Fiets (racefiets, toerfiets, sportieve fiets, dagelijkse fiets of transportfiets) zonder hulpmotor/trapondersteuning
B E-bikes.
C Ligfietsen. Ligfietsen dienen op voldoende hoogte een oranje veiligheidswimpel te voeren.
2.9.1 Fietsen dienen van deugdelijk materiaal en onderhoud te zijn voorzien. Mocht er pech onderweg zijn dan zijn er hulpdiensten beschikbaar. Kosten die gemaakt worden om deelname aan het evenement te vervolgen komen voor rekening van deelnemer
2.9.2 Alle andere voertuigen (inclusief velomobiel) zijn uitgesloten van deelname aan het evenement. Alle andere gemotoriseerde fietsen, anders dan e-bikes zijn niet toegestaan.
2.9.3 Deelname met voertuigen op meer dan twee wielen en/of op tandems, ingericht voor het vervoer van meer dan twee personen, is zonder voorafgaande toestemming van organisator niet toegestaan. In geval van toestemming van de organisatie, dient deelnemer schriftelijk bewijs mee te nemen naar de start van evenement en deze tonen aan begeleiders bij de toegang tot het evenement.
2.10 Deelnemers dienen zich aan de geldende verkeersregels te houden.
2.11 Deelnemers dienen de aanwijzingen van politie, organisatie en verkeersregelaars onverwijld op te volgen.
2.12 Organisator accepteert geen aansprakelijkheid voor het gedrag van deelnemers in het bijzonder niet indien zij zich niet houden aan de voorwaarden voor deelname als bedoeld in artikel 2.10 en 2.11
2.13 Deelname aan Waadhoeke Fietstocht is in geen geval een wedstrijd. Er wordt in geen geval gestimuleerd dat er snel gereden wordt of dat deelnemers worden aangemoedigd van artikel 2.10 en 2.11 af te wijken.
2.14 Deelnemer belt in geval van ernstige calamiteiten altijd eerst het noodnummer 112. In geval van pech kan deelnemer gebruik maken van telefoonnummers op achterzijde van het Kaartje.
2.15 Deelname is beëindigd bij het verlaten van het finishterrein en uiterlijk om 18.00 uur op de dag van de Waadhoeke Fietstocht.
 
Artikel 3: Wijziging deelname
3.1 Deelnemer mag eigen gegevens aanpassen of inschrijving overdragen aan een andere deelnemer. Deelnemer ontvangt in de e-mailbevestiging een unieke link naar het wijzigingsformulier. Door het klikken op deze link kan deelnemer direct de eigen gegevens inzien en wijzigen.
3.2 Deelnemer mag de gekozen afstand wijzigen. Deelnemer ontvangt in de e-mailbevestiging een unieke link naar het wijzigingsformulier. Door het klikken op deze link kan deelnemer direct de eigen gegevens inzien en wijzigen.
3.3 Het wijzigen van gegevens door deelnemer is mogelijk tot en met de inschrijfdatum om 23.59u
3.3 Indien de Deelnemer verhinderd is aan het evenement deel te nemen, wordt het betaalde inschrijfgeld niet gerestitueerd. Ook andere betalingen op grond van de overeenkomst worden niet gerestitueerd. Onder ‘inschrijfgeld’ wordt mede verstaan, de kosten voor deelname aan het evenement, administratiekosten en transactiekosten. Organisator is niet aansprakelijk voor door de deelnemer gemaakte kosten wanneer deelnemer verhinderd is om deel te nemen.
3.4 Indien het evenement niet verloopt overeenkomstig de verwachtingen van de deelnemer, is de deelnemer verplicht daarvan direct ter plaatse mededeling te doen aan de organisator. Indien er niet direct een klacht wordt ingediend vervalt het klachtrecht. Indien de klacht ter plaatse niet naar tevredenheid is opgelost kan de deelnemer dit, uiterlijk binnen 7 dagen na afloop van het evenement, schriftelijk en gemotiveerd kenbaar maken aan de Organisator via info@waadhoekefietstocht.nl. Schriftelijke klachten worden na bedoelde termijn niet meer in behandeling genomen.
  
Artikel 4: Uitsluiting van deelname
4.1 Organisator heeft te allen tijde het recht inschrijvingen met onjuist ingevulde persoonlijke gegevens te verwijderen. Deelname aan het evenement wordt hiermee ontzegd.
4.2 Ingeval van situatie beschreven in 4.1 vindt geen restitutie van inschrijfgeld plaats.
4.3 Organisator behoudt zich te allen tijde het recht voor wegens bijzondere omstandigheden, in geval van overmacht, alsmede indien de organisatie van het evenement daartoe noopt, de vermelde data en tijden van het evenement te wijzigen, dan wel het evenement geen doorgang te doen vinden. In deze gevallen kan de deelnemer geen aanspraak maken op vergoeding van eventuele daardoor gemaakte kosten en/of geleden schade. Er zal geen restitutie van inschrijfgelden en/of andere betalingen aan deelnemer plaatsvinden, tenzij de Organisator anders bepaalt.
4.4 Onder bijzondere omstandigheden wordt onder andere verstaan; beperkingen in evenementvergunning als gevolg van corona-maatregelen en weersomstandigheden die de veiligheid van deelnemers in gevaar brengen.
4.5 Organisator is nimmer aansprakelijk voor de door deelnemer gemaakte kosten wanneer het evenement ten gevolge van overmacht afgelast moet worden.
4.6 Fietsers zonder aantoonbaar genoemde voorwaarden in artikel 2.5 worden niet gezien als deelnemers aan evenement en hebben geen recht op middelen als genoemd in artikel 2.4 en hebben geen toegang tot onderdelen speciaal ingericht voor evenement op start- en finishlocatie en rustpostlocatie. Zij hebben geen recht op culinaire voorzieningen zoals deze bedoeld zijn bij deelname aan het evenement. Het staat de horecaondernemers vrij om tegen de geldende tarieven hun producten te verkopen.
4.7 Fietsers die afwijken van de aangegeven routes van het evenement worden niet langer als deelnemer aan het evenement gezien, ondanks aanwezigheid van een zichtbaar bewijs aan de fiets als bedoeld in artikel 2.5 en inschrijfbewijs.
4.8 Deelnemer mag niet worden ondersteund door volgauto’s.
 
Artikel 5: Aansprakelijkheid
5.1 Deelname geschiedt geheel voor eigen risico. Organisator is niet aansprakelijk voor enige schade, hoe ook genaamd, die de deelnemer mocht lijden als gevolg van de deelname, tenzij deze schade het directe gevolg is van aan de organisator toe te rekenen opzet of grove schuld. Deze uitsluiting van aansprakelijkheid geldt ook voor ernstige schadesoorten zoals alle mogelijke schadesoorten ten gevolge van letsel of overlijden.
5.2 De Organisator is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder mede begrepen loonkosten en ziektekosten, gederfde winst, ongeacht de wijze waarop deze is ontstaan.
5.3 Indien ondanks het bepaalde in het eerste lid van dit artikel aansprakelijkheid van de organisator voor schade van de deelnemer aangenomen moet worden, blijft de verplichting van de organisator tot vergoeding van die schade beperkt tot ten hoogste het bedrag dat de verzekeraar van de organisator ter zake van die schade uitkeert, met dien verstande dat in het geval van ontbreken van dekking de aansprakelijkheid van de Organisator is beperkt tot een bedrag van maximaal € 5.000,– (zegge: vijfduizend euro) per Overeenkomst.
5.4 De deelnemer verklaart zich bekend met het feit dat deelname een goede gezondheid in zowel psychische als fysieke zin vereist, en verklaart dat hij aan deze eis voldoet en dat hij zich door training en anderszins voldoende heeft voorbereid op het evenement, dan wel bij gebreke daaraan dat deelnemer voldoende fit is om deel te nemen.
5.5 De deelnemer vrijwaart de organisator voor aansprakelijkheid voor schade die derden mochten lijden als gevolg van een aan deelnemer toe te rekenen handelen of nalaten met betrekking tot het evenement. De deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen het risico van aansprakelijkheid voor bedoelde schade.
5.6 Sponsoren, subsidieverstrekkers, partners van het evenement en de gemeente waarin het evenement plaatsvindt, zijn evenals de organisator, uitgesloten van aansprakelijkheid
5.7 De organisator aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verloren kledingstukken of andere eigendommen van deelnemers. Dat geldt ook voor zaken die achtergelaten zijn in door organisator ter beschikking gestelde kleedaccommodatie (of kledinginname / garderobe) indien aanwezig.
5.8 De voorafgaande bepalingen uit dit artikel 5 laten enige aansprakelijkheid op grond van dwingend recht onverlet.
5.9 Het bestuur behoudt zich het recht voor om de route, de start- en finishplaatsen en starttijden te wijzigen of de tocht af te gelasten of vroegtijdig te beëindigen, wanneer weersomstandigheden, calamiteiten, de openbare orde, veiligheid van de deelnemers en publiek of andere zwaarwegende omstandigheden daartoe aanleiding geven. Er bestaat in dat geval geen recht op restitutie van inschrijfgeld of vergoeding van schade en kosten. Wel geeft inschrijfbewijs recht op deelname aan een volgende editie.
5.10 In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
 
Artikel 6: Portretrecht
6.1 De in het kader van een evenement namens de organisator gemaakte foto’s, films dan wel andere materialen of (elektronische) bestanden, zijn eigendom van de organisator, ongeacht of deze aan de deelnemer of aan derden ter beschikking zijn gesteld, tenzij anders is overeengekomen.
6.2 Deelnemer verleent bij voorbaat toestemming aan de organisator voor openbaarmaking van tijdens of rond het evenement gemaakte foto’s, video’s of ander beeldmateriaal, waarop de deelnemer zichtbaar is voor communicatie- en promotiedoeleinden van de organisator (inclusief commerciële uitingen).
 
Artikel 7: Persoonsgegevens
7.1 De door een deelnemer verstrekte persoonsgegevens worden door de organisator opgenomen in een bestand. Door deelname aan een evenement verleent een deelnemer toestemming aan de organisator en haar partners tot gebruik van de persoonsgegevens voor het verzenden van informatie aan de deelnemer, voor interne geanonimiseerde data-analyse en – mits hiervoor op het inschrijfformulier door de deelnemer uitdrukkelijk toestemming is gegeven – voor de inzet van de persoonsgegevens door de organisatie en/of haar partners ten behoeve van het verzenden van evenement relateerde informatie aan de deelnemer en promotionele/commerciële doeleinden. De persoonsgegevens zullen niet langer dan 2 jaar worden bewaard. Meer informatie over de manier waarop organisator omgaat met persoonsgegevens is te vinden op https://waadhoekefietstocht.nl/privacyverklaring
  
Copyright Waadhoeke Fietstocht